Ввод кадрового электронного документооборота в 2024 году

Переход на кадровый ЭДО – довольно сложная процедура для любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Ее невозможно завершить за несколько дней – необходимо двигаться пошагово. Сегодня мы хотим рассмотреть все, что необходимо для наиболее быстрого завершения процесса без негативных эффектов.

Подготовительный этап

Самое главное на этом этапе – оценить, насколько организация готова, чтобы внедрить КЭДО. В зависимости от результатов оценки производится предварительное перестроение действующей системы документооборота.

Анализируется следующее:

• возраст основной массы сотрудников;
• отношение персонала к работе с электронными документами;
• возможность и готовность работников пользоваться сетевыми ресурсами;
• текущий алгоритм документооборота;
• способность предлагаемого программного обеспечения эффективно обрабатывать все необходимые процессы, а также готовность работодателя подстраиваться под возможности софта.

Последний пункт подразумевает наличие у сотрудников компьютеров и навыков пользования интернетом. При их отсутствии потребуется создавать дополнительные рабочие места. Учитывается и тип занятости – персонал практически всегда готов избавиться от бумажных носителей, а офисные работники могут испытывать от этого дискомфорт в силу привычки.

Этап перехода на КЭДО

Период времени, необходимый для интеграции кадрового электронного документооборота, напрямую зависит от нескольких факторов. Учитывается объем штата, техническая оснащенность организации, а также сфера ее деятельности. В самых сложных ситуациях он составляет около 2 месяцев. Но в любом случае придется предпринять следующие шаги.

Назначение ответственных за процесс

Для небольших компаний все может решить один сотрудник, но внедрить КЭДО планируется в крупной организации, то необходимо задействовать команду специалистов. Среди них должны быть не только сотрудники IT-отдела, но также работники отдела кадров и юристы – это минимизирует риск возникновения проблем как с юридической, так и с технической стороны.

Подбор программного обеспечения

Ответственность за выбор системы КЭДО полностью ложится на руководство организации. Может использоваться бесплатный вариант с портала «Работа в России», собственное корпоративное ПО для КЭДО или специализированные системы, разработанные профессионалами 1С.

В любом случае вся электронная документация должна соответствовать требованиям Министерства труда РФ – на официальном сайте доступны актуальные шаблоны для различных форм. Это следует учитывать особенно тем организациям, которые собираются разрабатывать системы КЭДО самостоятельно.

Возможности профессиональных систем КЭДО

• управление из учетной системы без необходимости открывать дополнительные окна за счет интеграции;
• работа с системой с мобильных устройств, а не только с компьютеров;
• автоматическое создание документов по установленному шаблону;
• выпуск сертификатов, необходимых для создания электронной подписи и машиночитаемой доверенности;
• настройка маршрутов передачи документов для согласования.
  
  

Регламент использования систем кадрового документооборота

Закрепляется посредством внутреннего акта, в котором должно указываться следующее:

• использующееся для КЭДО программное обеспечение;
• перечень документации, которая будет выводиться на бумажные носители или обращаться в электронном формате;
• типы ЭП, использующихся в процессе кадрового электронного документооборота.

Следует учитывать, что перевод на КЭДО удаленных сотрудников не является обязательным в 2024 году, так что решение об этом остается за работодателем. В случае положительного решения имеются как плюсы, так и минусы. Плюсом является возможность контроля удаленного персонала на тех же условиях, что и остальных сотрудников. Минусом станет невозможность подписывать акты о несчастном случае, приказы на увольнение и заверять инструктажи ОТ посредством электронной подписи.

Создание внутренней документации

По завершении разработки регламента КЭДО издается внутренний приказ о его утверждении, а также содержащий сроки его внедрения и ознакомления персонала с утвержденным регламентом.

Уведомление пересылается каждому сотруднику и в нем содержится:

• дата окончательного перевода организации на КЭДО;
• номер приказа, утверждающего переход на КЭДО и дата его выхода;
• возможность отказаться от перехода на кадровый электронный документооборот.

Работодатель самостоятельно определяет сроки ознакомления сотрудников с новым форматом документации, в том случае, если она не затрагивает трудовые договоры, так как иное не указано в ТК РФ. Но, при этом, сроки должны быть четко обозначены в регламенте использования КЭДО – без ознакомления сотрудников с регламентом организация не может быть переведена на электронный документооборот.

Получение официальных согласий

Перевод организации на КЭДО должен быть подтвержден согласием от действующих, а также принимающихся в штат сотрудников. При этом согласие может быть выражено в любой документальной форме:

На основании этого согласия устанавливается следующее:

• официальное разрешение работодателю добавлять информацию о сотрудниках в систему КЭДО в соответствии с №152 ФЗ РФ от 27.07.2006;
• юридический статус ЭП в соответствии с №63 ФЗ от 06.04.2011;
• юридическая значимость документооборота в соответствии с постановлениями Трудового кодекса РФ.

Работодатель должен особенно тщательно следить за подписанием сотрудниками согласия на переход к КЭДО, так как только на его основании может быть подтверждена легитимность участвующих в обороте электронных документов.

Также работодателю следует обращать внимание на то, каким образом провайдер ПО КЭДО предлагает подтвердить согласие сотрудников. Если это обычная ЭП, например, код в СМС или отметка чекбокса при регистрации – могут возникнуть проблемы при возникшем судебном разбирательстве, инициированном одним или несколькими сотрудниками.

Каждый член персонала имеет право отказаться от перехода к КЭДО. При этом к нему не могут быть применены никакие санкции, а, тем более, освобождение от занимаемой должности. При пересмотре своего решения в дальнейшем, отказавшийся сотрудник может в любое время присоединиться к системе. Для ускорения перевода на КЭДО всего штата, руководитель может разъяснить плюсы электронного документооборота всем сомневающимся.

При приеме в штат сотрудника, не имеющего ранее трудового стажа, его согласие на внедрение системы КЭДО не требуется.

Регистрация персонала в КЭДО

Каждый давший согласие на переход сотрудник должен быть зарегистрирован в системе – для этого работодатель отправляет ему приглашение. Следует учитывать, что регистрация подразумевает выгрузку персональных данных сотрудника в систему, так что это обязательно должно быть прописано в соглашении. Кроме того, следует обязательно уточнить у провайдера ПО, существует ли возможность выгрузки из системы учета информации только по тем сотрудникам, которые дали свое согласие на переход к КЭДО. Отправка данных от лиц, не дававших на это свое согласие, является нарушением №152-ФЗ РФ.

Создание электронных подписей

Как и любой электронный документооборот, кадровая система подразумевает наличие у всех его участников электронной подписи. Ответственность за обеспечение каждого сотрудника собственной электронной подписью при переходе на КЭДО входит в обязанности руководства организации. В системе могут использоваться все виды электронных подписей – ПЭП, УНЭП и УКЭП.

УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись применима при необходимости подписания договора о трудоустройстве, назначении материально ответственного лица или ученическое соглашение. Все это – при согласии принимаемого в штат сотрудника на переход к КЭДО. Без согласия используется УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись. ПЭП – простая электронная подпись – подходит для случаев, когда все вышеперечисленное для трудоустройства не требуется. При наличии готовой усиленной электронной подписи на USB-носителе, создание новой специально для системы КЭДО не требуется.