Способы управление товарными запасами в сфере торговли

Успешность любого торгового предприятия напрямую зависит от эффективности управления товарными запасами – это позволяет избежать недостатка количества продукции или ее переизбытка. Сегодня мы поговорим обо всех нюансах управления запасами в сфере торговли.

Что такое товарные запасы?

Смыслом деятельности любой торговой организации является перепродажа той или иной продукции по цене выше закупочной с целью получения дохода. Для того чтобы процесс продаж необходимых клиентам товаров не останавливался, необходимо иметь их достаточное количество в наличии на постоянной основе. В связи с этим требуется грамотно планировать закупки продукции и вести ее строгий учет.

Товарными запасами называется определенный объем какой-либо продукции, находящейся в собственности организации и предназначенной для продажи. Все такие товары подлежат обязательному бухгалтерскому учету в соответствии с существующими законодательными нормами.

Конфигурация 1С Управление торговлей позволяет оптимизировать управление закупками в соответствии с утвержденным заранее планом.

Типы товарных запасов

Товарные запасы различаются по нескольким признакам. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

Предназначение:

• текущие – необходимые для обычного графика продаж;
• сезонные – для удовлетворения спроса исключительно в определенный период;
• страховые – стратегические запасы на случай перебоев с поставками.

Статус:

• находятся в процессе производства;
• транспортируются на склады в текущий момент;
• находятся непосредственно в продаже.

Время:

• на начало определенного периода;
• отчетные – имеются в наличие в тот или иной день;
• на конец периода.

Способ учета:

• относительный – ведется в отношении времени нахождения товара в обороте;
• абсолютный – касается конкретной величины (цена, вес, количество, длина и т.п.).

При недостатке товара для удовлетворения потребностей клиентов возникает дефицит, а при переизбытке организация несет финансовые потери из-за повышения расходов на хранение или порчи продукции. И в том, и в другом случае результатом становится снижение рентабельности компании.

Это объясняет, почему максимально эффективное управление запасами является одним из ключевых факторов доходности любой торговой организации.

Принципы управления товарными запасами

Систематизация управления товарами торговых организаций позволяет пополнять ассортимент и объем продукции на постоянной основе, обеспечивая тем самым необходимое для непрерывного оборота количество.

Основная задача любой торговой организации – не допустить переизбытка товара, чтобы снизить финансовые потери из-за повышения стоимости хранения. То же самое касается возникновения дефицита, что приводит к простоям, а также снижению скорости и объемов оборота.

Для оптимизации контроля товарных запасов применяются различные методики. Одной из них является нормирование. Это значит, что для каждого отдельно взятого товара устанавливается определенная количественная норма, позволяющая не прерывать процесс продаж и минимизировать финансовые потери от возможных простоев.

Помимо основной нормы, устанавливается минимальный остаток товаров, позволяющий гарантировать продолжение торговой деятельности в случае перебоев с поставками или неожиданного роста покупательского спроса на ту или иную продукцию.

Норма товарного запаса устанавливается в соответствии с различными факторами, среди которых уровень спроса, объемы и частота поставок и т.п. В зависимости от этого различаются способы нормирования:

• Экспертно-оценочный. Основывается на мнении сотрудников компании или привлеченных специалистов в соответствии с текущей ситуацией.
• Опытно-статистический. Норма устанавливается в соответствии с анализом объемов продаж.
• Технико-экономические расчеты. Производятся на базе общепринятых нормативов в отношении определенного типа товаров.
• Пропорциональное отклонение. Определяет разницу между имеющимися на текущий момент запасами и их средним количеством за определенный период времени.
  
  

Настройте процесс закупок

Чтобы вычислить длительность периода, на протяжении которого имеющихся запасов будет достаточно для продолжения нормальной торговли, следует найти разность между количеством продукции в наличие и ежедневным объемом ее продаж.

• В случае выявления нехватки товаров для удовлетворения потребностей клиентов до следующей запланированной поставки, необходимо принять меры для ускорения процесса поступления товаров – можно связаться с поставщиками и сделать срочную отгрузку.
• При переизбытке возникает необходимость в первую очередь выяснить из-за чего он возникает – причины могут быть разные, например, слишком высокая продажная цена, несоразмерно большой объем поставок, низкое качество товара и т.п. Далее необходимо простимулировать спрос, посредством предоставления скидок, рекламных акций и прочих маркетинговых ходов. Также можно попробовать вернуть лишний товар поставщику или распределить его по другим подразделениям компании.

Для того чтобы определить уровень товарооборота за определенный период, необходимо вычислить коэффициент времени оборачиваемости ассортимента. Благодаря учету продукции появляется возможность принимать наиболее эффективные решения относительно каждого конкретного товара в отдельности.

Для контроля за движением товаров в сфере торговли существуют стандартные карточки по форме ТОРГ-28, позволяющие вести суммарный и количественный учет.

Причем использование вышеуказанной формы не обязательно – каждая организация может разработать собственную. Однако ручной учет подходит исключительно для небольшого количества товаров, поэтому крупные компании внедряют автоматизированные системы, позволяющие максимально эффективно контролировать все связанные с оборотом продукции процессы.

На сегодняшний день существуют программные решения, позволяющие предупредить недостачу или переизбыток товаров, предоставляя ответственным за закупки сотрудникам всю необходимую информацию, касательно соответствия количества товарного запаса установленным нормам или отклонения от них. Таких решений на рынке много, но самым популярным и универсальным являются программы 1С. Своевременно полученные данные позволяют принимать меры для стабилизации положения и избегать негативных последствий.

Автоматизированный контроль состояния запасов основывается на одном из двух принципов:

• Принцип красной линии. По достижении определенного количества остатков товара система автоматически формирует требование на заказ новой партии. Это наиболее распространенный вариант, который используется уже достаточно давно.
• Принцип двойного сектора. Товары разделяются на 2 части – основную и резервную. После того как заканчивается продукция в основной части, необходимое количество добавляется из резерва и тут же происходит формирование заявки поставщику. Вновь полученный товар попадает в резервный сектор.

В рамках управления товарными запасами принимаются стратегические управленческие решения, позволяющие удерживать количество наличествующей продукции в пределах установленных норм. Если речь идет о сети магазинов, то можно в качестве примера таких решений привести перемещение товаров из одного отделения в другое при недостатке объема в одном и переизбытке во втором.

Учет товарных запасов в сфере торговли ведется в соответствии с установленным в 2021 году федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Нюансы управления товарными запасами в розничном магазине

Существует две формы снабжения на предприятиях розничной торговли, каждая из которых обладает собственными преимуществами и недостатками:

• Транзитная. В этом случае товары получаются напрямую от поставщика и сразу же попадают в продажу. Таким образом минимизируется риск порчи товара по истечении срока годности, так как заказываются относительно небольшие партии, а также избежать расходов на хранение. Минусом является повышенная вероятность возникновения дефицита товаров в случае перебоев с поставками.
• Складская. Продукция поставляется с централизованных складов. Такой вариант широко распространен в торговых сетях, в которые входит большое количество магазинов. В таких организациях управление товарными запасами и снабжением находится на гораздо более высоком уровне, чем в отдельных точках. Эта форма значительно упрощает контроль над количеством запасов, но подразумевает повышенные расходы на хранение товаров и дополнительные затраты на транспортировку – продукция поставляется на склад, а затем уже разъезжается по магазинам (то есть, перевозится не один раз, а два).

Выбор формы снабжения зависит от различных факторов. Основными из них являются следующие:

• технические и качественные характеристики продукции;
• местоположение магазина;
• объем товарооборота;
• финансовая целесообразность.
  
  

Ассортимент и его формирование

Под термином «ассортимент» подразумевается совокупность товаров, предлагающихся клиентам торговой организации. В связи с этим в каждой компании есть сотрудник, отвечающий за составление перечня продукции, пользующейся наибольшим спросом, которая должна быть постоянно в наличии. Благодаря этому товарооборот будет на высоком уровне, а покупатели удовлетворены.

При включении определенной продукции в ассортимент изначально проводится анализ товарных групп, после чего принимается окончательное решение, которое также зависит от следующих факторов.

• объем товарооборота;
• размеры торговой точки;
• наличие конкурентов в плане продаж той или иной продукции по близости от магазина;
• выбранная форма снабжения.

Если сравнивать крупные универсальные магазины и специализированные торговые организации, то можно отметить, что первые предлагают покупателям большее количество товарных групп, в то время, как вторые имеют преимущество в плане ассортимента продукции одного типа.

В крупных магазинах для контроля товарных запасов применяется специализированное программное обеспечение, позволяющее отслеживать движение каждого товара по штрихкодам. Благодаря этому маркетологи, отдел закупок и руководство имеют возможность контролировать уровень оборота всех представленных типов продукции, чтобы выявлять проблемные позиции и принимать своевременные меры.

Для небольших магазинов такие системы необязательны, так как учет может производиться вручную с помощью формы ТОРГ-29 или любой другой, разработанной самостоятельно.

Заключение

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что управление товарными запасами является ключевым фактором для успешного бизнеса в сфере торговли. Наиболее удобным способом контроля является нормирование товаров, что означает установку определенного количества остатков в качестве предела, после которого необходима новая поставка.

Если отклонение от нормы идет в сторону уменьшения количества товаров, возникает вероятность снижения оборота и, соответственно, выручки. В противоположном случае – при переизбытке – повышаются расходы на хранение продукции и риск порчи или ухудшения ее качества по естественным причинам (например, истечение срока годности), что также становится источником финансовых потерь и снижения рентабельности.

Оперативное выявление подобных отклонений и принятие своевременных мер по их устранению позволяют избежать таких негативных последствий.